Cinque chilometri lineari di storia della città, quasi l'intera distanza che divide Trani con Bisceglie: sono i documenti che compongono l'archivio storico del Comune di Trani, prossimi ad un'attività di ritiro, selezione e scarto, sanificazione, riordino, schedatura, inventariazione, custodia e gestione.
Il segretario generale, Angelo Lazzaro, ha infatti aggiudicato la relativa gara d'appalto, tramite richiesta di offerta sul Mercato elettronico delle pubbliche amministrazioni.
A proporre la migliore offerta, rispetto ad un importo a base d'asta di 112.545 euro, è stata la società Cni, di Roma, con un punteggio di 96,93 centesimi ed un ribasso del 11,52 per cento per un corrispettivo di poco meno di 97.000, Iva esclusa.
Il servizio sarà svolto per 18 mesi a decorrere dalla stipula del contratto. La somma originariamente a disposizione, di 155.000 euro Iva inclusa, è comprensiva di un’opzione di proroga trimestrale in favore del soggetto aggiudicatario.
Fra le attività già svolte prima della gara, vi è stato l'affidamento alla società Ergocenter Italia del servizio di redazione del Documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze. Inoltre, la consultazione della società Evolumia, in qualità di responsabile della protezione dati, e quella della società di brokeraggio assicurativo dell'ente, Assiteca, che ha formulato la valutazione delle garanzie assicurative da inserire negli obblighi contrattuali della procedura. Infine l'affidamento alla società Memoria, di Roma, del servizio di supporto al responsabile unico del procedimento e direttore dell'esecuzione del contratto in relazione alla gara da indire.
L'archivio del Comune di Trani copre gli anni di attività amministrativa di pertinenza dei vari settori, a partire all'incirca dai primi dell'Ottocento. Allo stato, l'archivio storico e di deposito si trova frammentato ed educato in diversi locali della residenza municipale e diversa documentazione storica è presente presso la sezione di Archivio di Stato di Trani e la biblioteca comunale Giovanni Bovio, cui si aggiunge, per quest'ultima, anche il materiale documentario di deposito.
Nel dettaglio l'attività prevede un costo per metro lineare (su una stima di 4 chilometri lineari), di 13 euro per metro. Vi è poi un corrispettivo una tantum per metro lineare, per gli eventuali riversamenti aggiuntivi, di 10 per metro lineare. Ed ancora un corrispettivo mensile per i servizi di custodia e deposito, per un totale di 4.800 euro mensili, mentre l'opzione di proroga trimestrale è di 14.400 euro, Iva esclusa.
L'attività di ritiro, selezione e scarto, sanificazione, riordino, schedatura, inventariazione, custodia e gestione dell’archivio comunale consisterà nelle seguenti prestazioni: ricognizione e individuazione del materiale da proporre immediatamente per lo scarto; censimento, inscatolamento, apposizione su ciascuna scatola di apposito codice a barre o altro sistema di identificazione univoca, trasporto della documentazione nei depositi stabiliti, schedatura e ordinamento; selezione della documentazione giunta a scadenza di conservazione, redazione degli elenchi di scarto e di macero/distruzione; spolveratura dei documenti sciolti e/o ammalo rati, ricondizionamento di eventuale materiale documentario non condizionato; integrazione dell’inventario dell’archivio storico per la parte non inventariata, servendosi di un software dedicato alla descrizione degli archivi storici in linea con quanto indicato in materia dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Puglia; fornitura di strumenti di descrizione, gestione e consultazione in formato digitale e, se richiesto, cartaceo,inventario dell’archivio storico secondo gli standard internazionali di descrizione; custodia della documentazione, servizio di ricerca e consultazione della documentazione storica e di quella di deposito, fornitura eventuale di copie documentali in formato digitale, tracciamento e ricollocazione dei documenti originali, ritiro, presa in carico e restituzione di unità di archiviazione presso la sede dell’ente, tracciabilità e ricollocazione degli originali delle unità di archiviazione.
In ragione del cronoprogramma ipotizzato dall’ente, il trasporto e trasferimento della documentazione presso i depositi della ditta aggiudicataria dovrà essere completato entro 15 giorni lavorativi dall’avvio del servizio.
