Cinque chilometri lineari di storia della città, quasi l'intera distanza che divide Trani con Bisceglie: sono i documenti che compongono l'archivio storico del Comune di Trani, prossimi ad un'attività di ritiro, selezione e scarto, sanificazione, riordino, schedatura, inventariazione, custodia e gestione.
Il segretario generale, Angelo Lazzaro, ha determinato l'indizione di una gara d'appalto, tramite richiesta di offerta sul Mercato elettronico delle pubbliche amministrazioni, da aggiudicarsi mediante il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa, per la prestazione del servizio di ricognizione, ritiro, selezione per la conservazione e lo scarto, riordino, schedatura e inventariazione della documentazione e del servizio di archiviazione, custodia e gestione dell'archivio di deposito e dell'archivio storico del Comune di Trani.
Il servizio sarà svolto per 18 mesi a decorrere dalla stipula del contratto. L'importo a base d'asta sarà di poco meno di 155.000 euro, Iva inclusa, comprensivo di un’opzione di proroga trimestrale in favore del soggetto aggiudicatario.
Alla procedura saranno invitati a partecipare tutti gli operatori economici iscritti sulla piattaforma per la categoria “Servizi di logistica, traslochi, facchinaggio, movimentazione merci, magazzino, gestione archivi”. Il responsabile del procedimento è la dottoressa Annalisa Patruno.
Fra le attività preliminari già svolte, l'affidamento alla società Ergocenter Italia del servizio di redazione del Documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze. Inoltre, la consultazione della società Evolumia, in qualità di responsabile della protezione dati, e quella della società di brokeraggio assicurativo dell'ente, Assiteca, che ha formulato la valutazione delle garanzie assicurative da inserire negli obblighi contrattuali della procedura. Infine l'affidamento alla società Memoria, di Roma, del servizio di supporto al responsabile unico del procedimento e direttore dell'esecuzione del contratto in relazione alla gara da indire.
L'archivio del Comune di Trani copre gli anni di attività amministrativa di pertinenza dei vari settori, a partire all'incirca dai primi dell'Ottocento. Allo stato, l'archivio storico e di deposito si trova frammentato ed educato in diversi locali della residenza municipale è diversa documentazione storica è presente presso la sezione di Archivio di Stato di Trani e la biblioteca comunale Giovanni Bovio, cui si aggiunge, per quest'ultima, anche il materiale documentario di deposito.
Nel dettaglio l'attività prevede un costo per metro lineare (su una stima di 4 chilometri lineari), di 13 euro per metro. Vi è poi un corrispettivo una tantum per metro lineare, per gli eventuali riversamenti aggiuntivi, di 10 per metro lineare. Ed ancora un corrispettivo mensile per i servizi di custodia e deposito, per un totale di 4.800 euro mensili, mentre l'opzione di proroga trimestrale è di 14.400 euro, Iva esclusa.